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Política Tratamiento de la Información

1. Generalidades.

TECHOS S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 860.023.001-7 (Responsable y/o Encargado del Tratamiento) con domicilio en la Calle 32 A Sur #68A-41 de Bogotá, teléfono (1) 7281000, correo electrónico contabilidad@techossas.com, con fundamento en lo establecido en la normatividad sobre protección de datos personales vigente en Colombia (Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamentan y/o modifican) INFORMA a clientes, proveedores, candidatos a empleados, empleados, prestadores de servicios, así como a las personas cuyos datos TECHOS S.A.S. trate en calidad de Encargado por cuenta de los respectivos Responsables y a terceros en general, que los datos personales tratados en el desarrollo de su actividad económica, lo serán de acuerdo con la Ley y la presente Política, la cual tiene como objetivos proteger y hacer un tratamiento adecuado y seguro de la información personal que obra en las respectivas bases de datos de la empresa, así como que los respectivos titulares puedan ejercer los derechos que la ley les reconoce, respecto de la información que en las mencionadas bases haya sido recogida sobre ellas, estableciendo los procesos pertinentes para dicho ejercicio.

 

2. Definiciones.

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

3. Principios.

En el tratamiento de datos personales realizado por TECHOS S.A.S., se aplicarán los principios establecidos en la Ley: Legalidad, confidencialidad, acceso y circulación restringida, seguridad, libertad, transparencia, veracidad y finalidad.

 

4. Tratamiento.

Los datos personales de las personas naturales que frente al Responsable del tratamiento ostenten la calidad de clientes, proveedores, candidatos a empleados, empleados, accionistas, serán objeto de las actividades de tratamiento, esto es, recolectados, procesados, organizados, indexados, verificados, comparados, evaluados, analizados, almacenados, conservados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, divulgados y/o suprimidos, así como los de titulares cuyos datos TECHOS S.A.S. trate en calidad de Encargado, según corresponda, de acuerdo con la normatividad vigente en Colombia, incluyendo reglas y principios previstos en las normas constitucionales y legales sobre protección de datos personales y con la presente Política, con arreglo a las finalidades que a continuación se indican.

 

Las finalidades del mencionado tratamiento serán las siguientes:

 

i) Datos relacionados con el recurso humano.

· La selección de personal y sus actividades inherentes.

· El desenvolvimiento de las relaciones laborales, así como el cumplimiento de deberes y el ejercicio de derechos  como  

  empleador.

· El cumplimiento de obligaciones legales.

· La conservación para fines históricos y/o estadísticos.

· Seguridad en el lugar de trabajo.

 

ii) Datos relacionados con los clientes.

· El desarrollo de relaciones comerciales y la ejecución contractual en virtud del ejercicio de la actividad económica y objeto  

  social de TECHOS S.A.S.

· La realización de actividades publicitarias y de mercadeo.

· El envío de datos a proveedores o aliados comerciales del mismo sector o afines, con el fin de adelantar actividades

  promocionales, evaluaciones de calidad de productos, estudios de mercado y actividades similares.

· El cumplimiento de obligaciones legales.

· La conservación para fines históricos y/o estadísticos.

 

iii) Datos relacionados con los proveedores.

· La selección de proveedores.

· El desarrollo de relaciones comerciales y la ejecución contractual en virtud del ejercicio de la actividad económica y objeto

  social de TECHOS S.A.S.

· El cumplimiento de obligaciones legales.

· La conservación para fines históricos y/o estadísticos.

 

iv) Datos relacionados con los accionistas.

· El ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.

· El cumplimiento de deberes legales.

· La emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad.

 

v) Datos que reciba como Encargado del tratamiento.

· Las definidas por el respectivo Responsable que sean inherentes al encargo.

 

5. Derechos de los titulares.

Las personas naturales en las calidades señaladas en el numeral anterior, o sus causahabientes, tendrán los derechos de: i) acceso a los datos tratados por el Responsable/Encargado; ii) rectificación y actualización, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, entre otros. iii) revocación de autorización y supresión de los datos personales tratados por el Responsable/Encargado, con los límites legales y contractuales que procedan; iv) así mismo, podrán solicitar prueba de la respectiva autorización, cuando sea procedente; v) ser informados respecto del uso dado a los mismos, y vi) presentar quejas por infracciones, ante la Superintendencia de Industria y Comercio. De igual forma TECHOS S.A.S. garantiza todos los derechos previstos en la normatividad vigente para los Titulares de datos personales, respecto a la protección de los mismos cuyo tratamiento realice TECHOS S.A.S.

 

6. Área a cargo de atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales.

El área a cargo de esta actividad al interior de TECHOS S.A.S. es el Área Financiera y Administrativa.

 

7. Procedimiento para el ejercicio de derechos.

Para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, actualización y supresión de datos, y revocación de la autorización, especificados en el numeral 2. de la presente Política, se establecen los siguientes procedimientos:

 

A) Consulta para ACCESO.

Los Titulares de datos personales que deseen saber cuáles de sus datos personales son objeto de tratamiento, elevarán una solicitud vía correo electrónico en tal sentido, en el cual deberán incluir además copia del respectivo documento de identidad, a la dirección contabilidad@techossas.com.

Cuando se trate de los causahabientes, los documentos anexos a la solicitud deberán ser: copia de cédula del causante, copia del acta de defunción y copia de cédula del causahabiente. En el caso de apoderados, se deberá anexar copia de la cédula del poderdante, copia del poder donde conste expresamente la respectiva facultad cuando se trate de poder especial, o copia del respectivo poder general, así como copia de la cédula del apoderado.

Una vez recibida esta solicitud, TECHOS S.A.S procederá con las actividades de ubicación, preparación y remisión del respectivo reporte sobre información personal solicitada asociada al Titular cuyos datos se solicitan. Habiéndola recopilado, TECHOS S.A.S. remitirá la respectiva información por medio de mensaje de datos dirigido a la dirección de correo electrónico asociada al respectivo Titular. El término para la mencionada respuesta será de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. En el evento en que no sea posible atenderla dentro del mencionado período, se informará así al Titular mediante correo electrónico así como también acerca de la fecha en la que se remitirá la respectiva información, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de la finalización del plazo inicial.

En el evento en que existan diferencias entre el registro individual que corresponda al nombre del titular y número de documento de identidad aportado o que el correo electrónico no coincida con el registrado en la empresa, procede la solicitud de aclaración al Titular, para la cual se le dará término de tres (3) días hábiles para la respectiva aclaración, la cual se hará a través de correo electrónico.

Tales consultas se podrán realizar gratuitamente solamente por una (1) vez al mes. Si dentro del respectivo mes se realiza mas de una (1) consulta de este tipo, el Responsable/Encargado está habilitado legalmente para cobrar los respectivos costos de envío, reproducción y certificación de documentos, cuando proceda, desde la segunda consulta en adelante.

 

B) Reclamo para RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DEL DATO.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por TECHOS S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación sobre datos personales, podrán presentar un reclamo ante TECHOS S.A.S. por medio de correo electrónico a la dirección contabilidad@techossas.com, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TECHOS S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de  los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término para atender el reclamo será hasta quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La efectividad de la supresión de datos está sujeta a su viabilidad legal y/o contractual.

 

C) Reclamo para REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

La revocatoria de la autorización otorgada por los titulares para el tratamiento de sus datos personales procederá en general, salvo en los casos expresamente señalados en la presente Política. Para ello, el Titular deberá enviar solicitud a través de mensaje al correo electrónico señalado en el literal A) del presente numeral, la cual será atendida dentro de los términos legales. Si la revocatoria es parcial, el Responsable/Encargado

podrá seguir tratando los datos para las finalidades para las cuales no ha sido revocada. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando ello se encuentre impedido por una disposición legal o contractual.

La efectividad de la revocatoria de la autorización está sujeta a su viabilidad legal y/o contractual.

Los demás derechos consagrados legalmente para los Titulares en la legislación vigente sobre protección de datos personales podrán ser ejercidos igualmente a través de mensaje al correo electrónico a la dirección contabilidad@techossas.com.

 

8. Medidas de seguridad de la información.

Las bases de datos personales del Responsable/Encargado estarán sujetas a las medidas humanas, administrativas y técnicas razonables y adecuadas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando la concreción de los riesgos de pérdida; consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y adulteración.

 

9. Datos sensibles.

Como regla general, el tratamiento de datos sensibles de las personas no será condición para el desarrollo de actividades desarrolladas por el Responsable/Encargado. Por lo anterior, el respectivo Titular podrá sustraerse válidamente de autorizar el tratamiento de su información sensible que le concierna, tal como la relacionada con origen étnico o racial, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, vida sexual, creencias religiosas, salud, orientación política, y en general toda aquella cuyo uso indebido pudiese generar discriminación o que afecten la esfera íntima del Titular. De igual manera, se informa a los Titulares que no están obligados a autorizar el tratamiento de datos sensibles. En este sentido, en el evento en que se requiera recolectar datos sensibles, se explicará a su titular la finalidad de su tratamiento, y el consentimiento se obtendrá de manera expresa.

No obstante, lo anterior no será aplicable en los casos de tratamiento de datos sensibles que por razones legales o contractuales resulte indispensable para el cumplimiento de la relación que vincula a TECHOS S.A.S. con el respectivo Titular. En todo caso, los datos sensibles serán tratados especialmente, de acuerdo con la normatividad vigente.

 

10. Datos de niños, niñas y adolescentes.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes tiene carácter excepcional, por lo tanto solo se realizará cuando sea estrictamente necesario, y en cada caso se requerirá la autorización por parte de sus padres/representantes legales. Remarcamos nuestro compromiso en tratar con el mayor rigor posible los datos de esta población.

 

11. Autorización.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para realizar tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización podrá darse: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La información que debe suministrarse al Titular, es la siguiente:

 

a) Identificación y ubicación del Responsable del Tratamiento y los datos que se recolectan; b) La finalidad del tratamiento de los datos; c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular, y d) Si se recopilan Datos Sensibles.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Parágrafo 1. Modificaciones sustanciales. En el evento de realizarse modificaciones sustanciales a la presente Política referentes a la identificación del Responsable y a la finalidad del tratamiento, se comunicarán dichos cambios al Titular. En el último caso se obtendrá un nuevo consentimiento.

 

12. Deberes.

A) Deberes como Responsable. Los indicados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Igualmente lo será el conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos. B) Deberes como Encargado. Los indicados en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo, en el caso de datos que sean

recibidos mediante transmisión de parte de Responsables del tratamiento tales datos serán tratados conforme a la finalidad para la cual se otorgó el respectivo consentimiento y cumpliendo lo señalado en la presente Política y en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

 

13. Vigencia.

La presente Política comenzó a redactarse en marzo de 2016, quedando en firme en su versión definitiva el 24 de octubre de 2016.

Los datos serán conservados únicamente por el período de tiempo que resulte conforme al principio de necesidad, salvo que exista disposición normativa que indique lo contrario.